Travailler en réseau en temps de Covid

La Covid-19, une crise à caractère systémique

La crise de la Covid-19 constitue une crise sanitaire internationale. La propagation virulente d’un virus, la normalisation des gestes barrières ou encore la pression hospitalière sont autant de marqueurs qui signalent cette urgence sanitaire inédite. Mais l’interconnexion des villes, pays et continents lui donne une portée mondiale et systémique qui bouleverse de nombreux domaines de notre existence. Cette crise est sanitaire, sociale, économique mais aussi « une crise du jugement et de la compréhension » selon Ibrahima Fall (2020).

En effet, elle remet en cause la façon dont sont gérées de nombreuses facettes de notre société. De la gestion de la biodiversité comme une valeur au service de l’entreprise dont il faut minimiser les coûts et maximiser les bénéfices, au management de la recherche fondamentale qui favorise la compétitivité entre chercheurs et le développement de projets aux retombées économiques mesurables à court terme. Cette situation d’urgence met en lumière des choix stratégiques et des méthodes de gestion qui favorisent l’efficience économique plutôt que l’humain. Aujourd’hui, nous en payons lesconséquences dans une crise mondiale.

Cette crise à caractère systémique touche aussi à l’éducation et au travail. Les contraintes sanitaires et économiques engendrent de nouvelles pratiques. L’enseignement à distance et la généralisation du télétravail sont des vecteurs d’une métamorphose que nous, étudiants alternants, vivons au quotidien. L’appropriation des pratiques réticulaires pour mener à bien des projets, au sein d’une équipe qui ne se retrouve jamais physiquement, fait partie aujourd’hui des nouvelles compétences attendues. Alors quelles sont ces pratiques et quels outils accompagnent ces métamorphoses des mondes éducatifs et professionnels ? Quels sont les impacts à l’échelle humaine ?

Nous tenterons d’analyser à travers cet article, l’apprentissage à distance au sein du Master 2 DIIS de l’université Bordeaux Montaigne puis nous étudierons la pratique du télétravail et ses impacts.

La métamorphose des pratiques en Master

Suite à la fermeture de l’université lors des confinements et la généralisation des cours à distance, les étudiants comme les professeurs ont dû s’adapter ; trouver de nouveaux outils, apprendre à les utiliser et mettre en place de nouvelles pratiques de travail. En ce sens, comment la pandémie a-t-elle métamorphosé les pratiques des étudiants ?

1. La mise en place d’outils réticulaires

Le virus a été l’initiateur d’une réaction en chaîne qui s’est conclue par la fermeture des universités après plusieurs étapes incertaines : la régulation puis la fermeture des amphithéâtres, l’occupation des salles à 50% de leurs capacités, jusqu’à la généralisation des cours à distance pour tous les étudiants français. Les outils numériques ont finalement remplacé les interactions humaines et sociales.

La mise en réseau des étudiants et des professeurs s’est organisée, afin que nous puissions continuer à apprendre, et suivre correctement les enseignements. Plusieurs outils ont été choisis ou imposés. La plateforme Zoom a fait référence comme outil de visio-conférence : elle est aujourd’hui massivement utilisée et intégrée dans les mœurs. Mais ce monopole ne pourrait-il pas être remis en question? En quelques semaines, des milliers d’écoles et d’entreprises se sont mis à échanger via cet outil développé dans la Silicon Valley, malgré les problèmes de sécurité auxquels elle a déjà dû faire face. Des solutions open source font aujourd’hui leur apparition proposant aux usagers des outils alternatifs.

Même si Zoom et Google reste majoritaires et ont intégré notre langage courant, l’essentiel reste d’avoir accès à un outil de visioconférence rapide à lancer et techniquement fiable. Contrairement à certaines formations, où l’enseignant débite les slides de son Powerpoint face à une série d’écrans noirs, les séances de visioconférences avec les membres du Master DIIS deviennent riches en échanges, grâce aux efforts des étudiants et les enseignants pour maintenir des interactions de qualité.

Au fur et à mesure des séances, quelques courageux sautent le pas et allument leur caméras, laissant entrevoir une fenêtre sur leur intimité. Il est curieux de noter que les étudiants les plus enclins à activer leurs caméras sont ceux en contrat d’alternance, entraînant les autres étudiants dans leur élan. Ont-ils pris l’habitude de ces méthodes grâce au télétravail ? Quoi qu’il en soit, les étudiants du Master passent la majeure partie de leur temps face à ces outils qui suppriment les échanges physiques pour les rassembler quelques heures au sein d’un même environnement virtuel.

Cependant, le travail en réseau ne s’effectue pas seulement pendant les enseignements planifiés et obligatoires. Les véritables pratiques réticulaires au sein du master se trouvent « en coulisses ». Pendant cette période de confinement, les projets en design du Master DIIS se maintiennent, dont trois en simultanés. Tous se mènent en équipes et, pour la plupart des étudiants, une équipe différente pour chaque projet. Il s’agit de s’organiser, de communiquer et d’avancer de façon optimale, sans jamais se rencontrer physiquement, mais en s’adaptant aux pratiques et rythmes des membres de l’équipe. Pour certains, il faut ajouter le télétravail en alternance avec une 4ème équipe. Cette situation pousse à la maîtrise parfaite des outils de collaboration à distance. Le Master 2 DIIS a donc choisi ses armes.

L’outil Zoom est uniquement destiné aux cours avec les intervenants de l’université. Entre eux, les étudiants mettent à profit les multiples fonctionnalités de la messagerie créée par le géant Facebook : Messenger, un outil à l’origine uniquement destiné au divertissement. Cependant, compte tenu de la situation actuelle et de l’efficacité de cette application, nous en avons fait un outil de travail remarquable, massivement utilisé. Cette messagerie vient en complément de l’outil Google Drive et de ses services connexes (Google Doc, Google Forms, Google Sheets). Ainsi, des outils auparavant utilisés ponctuellement sont aujourd’hui devenus indispensables à l’aboutissement des projets de groupe.

Afin d’amener plus loin cette analyse, nous avons collaboré avec les étudiants du Master 1 DNHD de l’Université Bordeaux Montaigne. Il se trouve que leurs pratiques confirment nos premières conclusions. L’outil Zoom est largement utilisé par les intervenants pour dispenser leurs cours. Les étudiants mettent à profit la messagerie Facebook et le Drive de Google afin de collaborer. Il faut ajouter à ce panel l’outil de gestion de projet Trello ainsi que la mise en place de plannings personnels, quotidien ou hebdomadaire. Ces derniers ont visent à motiver les étudiants pour qu’ils restent impliqués. Cependant, à la différence du Master DIIS, les cours en distanciel en DNHD sont uniquement des cours magistraux, qui ne requièrent pas d’implication conséquente de la part des étudiants. Les intervenants prévoient tout de même des temps de questions et d’échanges, pour inciter les étudiants à activer leurs caméras. Mais selon le témoignage des étudiants, cela n’a aucun effet sur leur motivation. En cette période particulière pour les étudiants, l’implication et la constance sont devenues des valeurs particulièrement précieuses dont il faut prendre soin.

2. La « Zoom fatigue »

Avec ces nouvelles pratiques de travail à distance, la visioconférence est devenue un outil surconsommé, plusieurs heures dans la journée, avec des équipes de 4 à 20 personnes. À défaut d’une alternative plus efficace, l’appel vidéo est devenu la nouvelle norme. Cela entraîne d’ailleurs l’apparition d’un nouveau symptôme : la « Zoom fatigue ». Depuis quelques mois, un certain nombre d’articles mettent en avant les impacts de ce phénomène (Vergara, 2020). Des chercheurs pointent du doigt le fait que cette pratique, loin d’être anodine anodine, fatigue le cerveau. L’être humain n’est pas conçu pour communiquer de cette manière, ce qui pousse notre cerveau à une gymnastique inhabituelle.

D’abord, le langage corporel est soustrait de l’équation. Notre corps étant peu visible à l’écran, nous ne pouvons pas nous appuyer sur son langage pour émettre ou décrypter des émotions. La lecture des expressions faciales est plus difficile, voire impossible lorsque le nombre de participants augmente et que le visage de chacun se trouve réduit à la taille d’un timbre-poste. Cette dissonance entre la présence de l’esprit et l’absence du corps, entraîne des sentiments contradictoires qui épuisent l’usager. Il faut ajouter à cela, la présence de la caméra. Le fait de se savoir observé et d’apercevoir son visage à l’écran, pousse notre cerveau à se demander quelle posture adopter. Cela perturbe fortement le naturel de l’échange. Le son est également un paramètre à prendre en compte. Lorsqu’il est décalé et n’est plus synchrone avec les mouvements du visage, cela dérange notre perception. Une mauvaise connexion internet ou un environnement sonore désagréable deviennent rapidement des facteurs dérangeants supplémentaires. Enfin, il faut évoquer la posture physique de l’usager devant son écran. Le fait de se maintenir assis en continu, le visage positionné dans le cadre de la webcam, engendre également de la fatigue.

Tous ces facteurs ne sont pas négligeables et expliquent pourquoi certaines personnes se sentent davantage fatiguées lorsqu’elles travaillent à distance et non en présentiel. Pour pallier cette fatigue, il est recommandé de sortir de façon régulière et de privilégier les appels téléphoniques lorsque cela est possible.

3. Une nouvelle pratique d’apprentissage hybride

Avant cette crise, les méthodes de e-learning étaient déjà présentes depuis plusieurs années, sous forme de MOOC, sur YouTube ou sur des plateformes d’apprentissage virtuel – sans pour autant se démocratiser à grande échelle. De nouveau, la méthode de management valorisant l’efficience économique fait son œuvre : il se trouve que l’apprentissage en ligne n’est ni moins cher, ni plus facile selon Bryan Charity et ses collègues. Ce format particulier engendre également des difficultés non négligeables pour l’enseignant. La conversion de la salle de classe réelle vers du virtuel n’est pas chose aisée : ce n’est pas parce qu’un enseignant est bon orateur et capte généralement l’attention que son enseignement à distance sera fluide et intéressant pour ses élèves. Il faut adapter sa méthodologie, le contenu du cours et la manière de le dispenser. Anne Laure Fayard de l’Université de New York, explique cette nécessité d’adaptation : « One thing I have yet to figure out though is how to do the Lego session remotely! » Elle s’exprime également sur la manière dont elle a dû revenir aux fondamentaux de ses objectifs d’apprentissage pour reconstruire ses enseignements virtuels. Ainsi, ce format de e-learning, s’est soudainement généralisé pour tous les étudiants français. Alors pourquoi ne pas vivre cette période de crise, comme un laboratoire d’expérimentation ? C’est ce que propose Mohammed Benseddik en invitant des chercheurs à mener des études afin de mesurer l’impact de cette situation inédite.

Actuellement, les universités vivent cette expérience comme une situation temporaire rendue obligatoire par les contraintes sanitaires. Peut-être serait-ce l’occasion de repenser les méthodes d’enseignement, de tirer le meilleur de ces deux mondes, présentiel et distanciel ? Après cette crise, que restera-t-il de cette numérisation soudaine et massive de l’enseignement ? Que retiendrons-nous de cette expérimentation ? Il est sûrement temps que l’enseignement supérieur développe son hybridité.

Equipe et télétravail

1. Une pratique à son paroxysme

Dans ce contexte de crise sanitaire, une révolution des pratiques est en marche. La généralisation du télétravail, qui avait pour but de limiter au maximum les contacts entre les individus afin de limiter la propagation de virus, a enclenché une réflexion sur le rapport au travail de chacun, qui se retrouve modifié de façon brutale. Mais qu’est-ce que le télétravail ?

Le télétravail est une forme d’organisation du travail où le salarié réalise de façon volontaire et régulière son activité salariale en dehors des locaux de l’entreprise grâce aux technologies de l’information et de la communication. Ces tâches auraient pu être réalisées au sein de l’entreprise, mais la personne choisit sciemment de les réaliser ailleurs, en général, à son domicile. Cela entraîne la mise en place d’une organisation en réseau au sein des équipes, afin de maintenir une communication fluide et efficace. Si cette pratique était déjà répandue dans certaines sociétés et dans certains domaines de travail, elle s’est aujourd’hui généralisée pour l’ensemble des professions pouvant être réalisées à domicile, notamment les fonctions de cadres. Certaines entreprises ont même poussé la métamorphose, en supprimant certains de leurs locaux : les équipes seront désormais constamment en télétravail.

2. De l’équipe physique à l’équipe virtuelle

Cette nouvelle organisation n’a pas influencé seulement le choix des outils de travail. La définition et le fonctionnement intrinsèque d’une équipe s’en retrouvent également bouleversé. Nous pouvons différencier une équipe d’un groupe, par la notion de responsabilité partagée par rapport à un objectif. Il s’agit donc d’atteindre un objectif commun en utilisant les compétences complémentaires des membres de l’équipe en les faisant collaborer sur des activités et des tâches interdépendantes. Cela sous-entend une responsabilité partagée quant à l’accomplissement de cet objectif. C’est ce partage des responsabilités qui devient moteur de l’efficacité de l’équipe.Mais aujourd’hui, l’efficacité inter-équipe dépend également des outils mis en place pour mener à bien ces objectifs. Il ne s’agit plus simplement de faire de la visioconférence et de mener un projet de façon ponctuel sur un temps donné, comme cela est le cas au sein de l’Université, mais d’organiser et de gérer la communication permanente entre les membres, qui mènent, non seulement des projets, mais participe également à la culture et à la vie de l’entreprise, tout en supprimant le support qu’était les locaux physiques de cette entreprise. L’équipe physique devient alors virtuelle.

Pour permettre à une équipe de réussir, les comportements de ses membres et du (ou des) manager(s) sont essentiels. Ils ont un impact direct sur le bon fonctionnement de ce système. Il y a quatre caractéristiques comportementales : le suivi des performances, individuelles et collectives. Le feedback, permettant l’amélioration du travail des membres. La communication, condition d’une bonne coordination et d’un partage de l’information efficace. Enfin, les « comportements de secours », c’est-à-dire la confiance et l’entraide au sein d’une équipe, permettant de développer un environnement de soutien. Si toutes ces caractéristiques étaient déjà importantes au sein de notre environnement de travail, le télétravail les rend essentielles.

Nous caractérisons une équipe virtuelle par la distance physique qui sépare les différents membres. Outre cette barrière géographique, il existe aussi la distance temporelle. Ce qui signifie que les membres de l’équipe ne travaillent pas au même moment de la journée. Même si les horaires de travail sont définis, les pratiques réelles de chacun sont parfois tout autres. Chaque être humain est différent, les périodes où nous sommes plus efficaces peuvent varier d’un individu à l’autre. Le télétravail facilite l’adéquation entre ces périodes d’efficacité personnelle et l’organisation du temps de travail. Les obligations personnelles de chacun induisent également une organisation temporelle différente. Le concept même d’équipe virtuelle serait alors impossible sans les technologies de l’information et de la communication actuelles. L’équipe virtuelle, devient également un système plus complexe, composé d’éléments hétéroclites isolés. Elle exploite sa connaissance des organisations réticulaires pour optimiser les outils collaboratifs, dans le but de former un tout cohérent, motivé par la volonté d’atteindre un objectif commun par l’exécution de tâches interconnectées.

3. Le cas des alternants du master 2 DIIS

Une pratique managériale connue consiste en la nécessité de développer le sentiment d’appartenance au sein d’une équipe, d’en développer une identité à laquelle s’identifier : chaque membre n’est plus seulement un individu, il fait partie intégrante d’un tout, auquel il se réfère, et dont il veut accroître les performances.

Ce sentiment d’appartenance, impact le travail et l’efficience d’une équipe. Pour le cas des alternants du Master 2 DIIS, la situation est singulière. Ils découvrent simultanément une nouvelle entreprise et une situation de télétravail à laquelle ils doivent s’adapter. En effet, un des facteurs de développement du sentiment d’appartenance est l’ancienneté, or ils n’ont eu que très peu de temps pour faire connaissance avec leur manager et les autres membres de leurs équipes. Certains n’ont même jamais rencontré physiquement leur équipe. Ce qui rend la communication inter-équipe, la confiance et les échanges d’autant plus importants. Le rôle du management devient donc essentiel et peut être déterminant pour le bien-être de l’alternant.

Afin d’appuyer notre analyse sur des données réelles, un questionnaire directif a été partagé aux étudiants alternants du master, afin de connaître leur situation et leur donner l’opportunité de s’exprimer. Il en ressort des situations très variées et propres à chacun, mais nous avons confirmation que le sentiment d’appartenance n’est pas totalement développé. Ce dernier est d’ailleurs très lié à la fréquence des échanges en distanciel avec le manager. Un manque de contact régulier avec les membres de l’entreprise entraîne un sentiment d’isolement pour l’apprenti. Ces périodes en entreprise – où tout contact avec l’université est coupé, et où le soutien de l’entreprise n’est pas toujours présent – peuvent engendrer de lourdes conséquences sur la santé mentale.

Cette enquête met également en lumière la frontière méthodologique entre l’environnement universitaire et celui de l’entreprise. Les Google Drive et conversations Messenger, fortement utilisés lors des projets universitaires, laissent place à des outils plus complets lors des périodes en entreprise. Ce sont les outils de Microsoft qui les remplace le plus souvent : Teams et Outlook. Une prochaine étape serait-elle alors de comparer ces méthodes et outils, tous deux réticulaires, mais mis en place dans des environnement différents, afin de voir lesquels sont les plus efficaces ?

Une expérience singulière pour chacun

Au-delà de l’aspect entreprise/université, il s’agit d’un temps particulier du quotidien de chacun. Le fait de parler d’outils et de systèmes nous amène à oublier l’être humain qui se cache derrière. C’est pourquoi, ce dernier temps de parole est destiné aux étudiants des masters DIIS et DNHD de l’université Bordeaux Montaigne, sans contraintes ni cadre, afin de vous permettre d’avoir une vision globale de l’environnement dans lequel ils évoluent en tant qu’éléments isolés, participant à la construction d’un tout.

Master 2 DIIS

« En tant qu’UX/UI designer, une bonne partie de mon travail s’effectue sur mon ordinateur. De ce fait, le télétravail n’a pas trop restreint les possibilités, sauf peut-être l’apport humain lorsque qu’on travaille en présentiel. »

« Il est vrai qu’en cette période le fait de ne plus aller à la faculté et d’être “coupé” est assez dur à gérer au niveau du travail. J’essaye de m’organiser du mieux que je peux en me faisant un planning mais il est très dur de trouver la motivation. »

« Je trouve que le fait d’avoir des cours en visio fatigue beaucoup plus que d’habitude et donne l’impression de perdre du temps. Cela pose aussi la question d’une nouvelle manière d’être concentré. »

« Les visios c’est cool quand même, ça nous permet de nous décharger entre nous et également de garder un lien. Nous nous sommes rapprochés, car on est entrés dans l’intimité de chacun. »

« Cette situation est très compliquée pour ma part parce que le travail personnel en dehors de celui de l’alternance et de l’université est important. Et le fait de ne pas être en entreprise ou à la fac parfois brouille les limites des journées de travail et on ne sort même plus prendre l’air, on ne fait que travailler. »

« Le fait d’être en cours et de travailler en groupe motive davantage. Mais le fait d’être chez soi, à distance de tout, est très compliqué. »

« J’ai beaucoup d’énergie à revendre et je n’ai pas envie de perdre mon temps devant les écrans, du coup je danse en passant l’aspirateur. »

Master 1 DNHD

« Un peu surmenée par moments par peur de ne pas faire les choses correctement. »

« Beaucoup d’entre nous se sont sentis peu sollicités ou suivis. »

« Complètement noyée. Je crains le deuxième semestre, je risque d’être larguée. »

« Je me sens plus efficace car je peux faire plus de choses dans ma journée. »

« On a enfin réussi à installer un bureau, mais dans un coin du salon. Il est au téléphone, moi en visio, c’est compliqué de se concentrer. »

« Être confiné ne signifie pas nécessairement grosse prise de paresse, au contraire, ça doit te permettre de réaliser que ta réussite est entre tes mains. »

« Le décrochage nous attend au tournant si on baisse les bras. »

« Les études sont passées au second plan vu la situation et le suivi. »

« Je ne pense pas que ce sont les cours à distance qui créent cette sensation d’implication et d’efficacité amoindrie mais plutôt le suivi pédagogique inexistant. »

« Je décroche très rapidement bien que le contenu du cours soit intéressant. J’ai besoin d’être dans le même espace que la personne avec qui j’interagis pour intégrer des informations, donc l’écoute, la prise de notes et la compréhension sont très compliquées pour moi à distance. »

« Beaucoup de remerciements aux étudiants du master, la tâche aurait été beaucoup plus difficile sans l’aide du groupe. »

Bibliographie